Kennismanagement

Fleur De Jaeger: Wat betekent kennismanagement voor jullie?

Stef Strobbe: Kennismanagement is een term die, toen ik bij de VDAB begon, nogal populair was, maar snel weer vergeten werd. Nu heb ik de indruk dat kennismanagement opnieuw begint te boomen. We merken dat er verschillende soorten bibliotheken, documentatiecentra en kleine kenniscentra bestaan: van kleine eenmansprojecten tot grotere organisaties van ongeveer 35 werknemers.

Wat veel mensen als een belangrijk onderdeel van kennismanagement zien, is digitalisering. Ze zeggen dat digitalisering uitvoerig moet zijn, met een aantal voordelen zoals fulltime informatie, fulltext informatie en dat het fulltime aanwezig en opvraagbaar moet zijn. Ondervinden jullie daar ook nadelen van? En hoe maken jullie de digitale collectie zichtbaar? Voor mij is digitale informatie een deugd, maar tegelijkertijd ook een vloek.

Erik Buelinckx: Het hangt af van welke instelling het is: een bibliotheek, een archief of een documentatiecentrum. Wat wij voornamelijk doen bijvoorbeeld, is het verzamelen van fotografisch materiaal. Dan is het heel handig en interessant om dat digitaal ter beschikking te stellen. Wij hebben ook onze eigen publicaties, onder andere het bulletin van de instelling, gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld.

Onze bibliotheek bevat, net zoals alle andere bibliotheken, enorm veel materiaal. De boeken zijn niet door het KIK zelf uitgegeven, dus wij zullen ze nooit digitaliseren. Het enige wat we ter beschikking stellen, zijn de titelbeschrijvingen en de trefwoorden. Een ander probleem is dat alles voor 1996 nog niet ingegeven is in de catalogus van de bibliotheek.

Bij nieuwe onderzoekers ontstaat er steeds meer de perceptie dat wat je digitaal ziet de complete collectie is. Het is constant nodig om aan iedereen te vertellen dat er eigenlijk meer beschikbaar is. Dat probleem komt bij heel veel bibliotheken en archieven voor.

Stef: Dat komt bij ons ook voor. Als een student op zoek is naar bepaald materiaal en het is niet direct digitaal beschikbaar, dan interesseert het hem gewoon niet. Het moet digitaal beschikbaar zijn of het bestaat niet.

Inge Van der Stighelen: Amazone heeft een kleine bibliotheek en ik vind onze catalogus bijzonder interessant. De catalogus is digitaal beschikbaar, maar wordt jammer genoeg weinig gebruikt. Dat vind ik een groot probleem, maar misschien hangt het ook af van ons gebruikerspubliek. Informatie voor ons vakgebied wordt hoe dan ook opgezocht via de grote zoekmotoren zoals Google. Daarom zoeken wij naar andere manieren om die interessante informatie van onze collectie naar buiten te brengen en digitaal beschikbaar en vindbaar te maken. Misschien is dat een typisch probleem voor Amazone en minder voor andere, grotere wetenschappelijke bibliotheken met een select publiek dat specifiek op zoek is naar gerichte en wetenschappelijke informatie. Voor ons is open data ruimer in die zin dat het dichter aanleunt bij kennismanagement, want onze informatie is ook beschikbaar via de grotere zoekmotoren.

Erik: Inge, als kleine instelling kun je die bekendheid bereiken door samen te werken met andere instellingen. Amazone is zowel Nederlands- als Franstalig en dat maakt het samenwerken met organisaties uit buurlanden mogelijk. Ik weet dat dat in Nederland vaak gebeurt. Het is moeilijk om die stap te zetten, omdat het vaak afhangt van een of twee personen. Zij blijven verantwoordelijk voor die samenwerking en moeten onder andere de contacten leggen. Wij hebben dat voor onze instelling gedaan, via Europeana, maar het is niet zo dat we opeens bekend zijn. Ondanks alles blijven we nog altijd een kleine instelling.

Inge: We zijn heel goed gekend op Europees niveau en hebben hele goede connecties met het Europees Instituut voor Gendergelijkheid. We kunnen constateren dat we bekender zijn in het buitenland dan in het binnenland. We trachten ook connecties te leggen met zusterorganisaties, maar daar ondervinden wij een obstakel door de politieke gelaagdheid in België. De Vlaamse en federale samenwerking is niet altijd evident.

Stefaan Froyman: We zien een verschuiving bij die ‘nieuwe bronnen’-zoekers. Vooral studenten en onderzoekers zoeken informatie op via andere kanalen, zoals sociale media en de grote zoekmachines, en doen geen beroep meer op de klassieke verouderde catalogi. Ik denk dat het de taak is van onze sector om onze systemen te professionaliseren. Bij Provincie West-Vlaanderen proberen we dat met Kenniscentrum West, waar onze grote zoektermen in de top 10 van Google zitten. Het is veel werk om search engine optimization (SEO) toe te passen, maar we staan wel meteen bovenaan de resultatenlijst.

Zoals Stef ook benadrukt, zijn we het systeem voortdurend aan het optimaliseren. We hebben nog steeds de traditionele behoefte om met de klassieke etalages en covers te werken. Het is onze taak om mensen in hun digitale belevingswereld te laten kennismaken met ons product, zonder dat ze echt actief op zoek zijn naar ons. Dat is een enorme opdracht, omdat je die digitale wereld een heel stuk moet beheersen en je bijvoorbeeld een beroep moet doen op een reclamebureau.

Je verliest gebruikers omdat er niet meer ‘klassiek’ gezocht wordt. Naar mijn mening is dat gedrag veranderd en moeten wij ons dus ook aanpassen. Om onze werking en producten voor te stellen, gaan we een fysieke kiosk plaatsen in de inkomhal. Zo kunnen we meteen ons bestaan duidelijk maken en combineren we hierbij het digitale en het fysieke. Anders leef je in een grote digitale bubbel waar iedereen voor zijn plaats vecht.

Fleur: Ik wil graag nog wat dieper ingaan op onze struggle met het digitaal beschikbaar maken van collecties. Ik hoorde jullie namelijk vertellen dat “studenten alles digitaal willen”. Bij een advocatenkantoor is er net een heel andere dynamiek. Wij moeten mensen net overtuigen van, of zelfs meesleuren in, het digitale verhaal. Voor een advocaat zijn boeken zoals een visitekaartje: iets wat mooi op je bureau staat.

Twee jaar geleden zijn we verhuisd naar een nieuw gebouw en daar heeft de bibliotheek nog steeds een heel prominente plaats gekregen. Ik heb het gevoel dat er bij overheidsbibliotheken nog heel sterk gehamerd wordt op die papieren collectie. Maar ik weet niet of mijn gevoel juist zit?

Erik: Ja, ik kan dat intern bevestigen. Bij ons werken zowel kunsthistorici als chemici samen aan onderzoeken. Voor een kunsthistoricus blijft het eindproduct toch altijd liefst een boek met prenten, terwijl de doctors in de chemie bijna geen papier meer in handen nemen.

Stef: Erik, ik vind jullie werking zeer fascinerend, maar ik vraag mij af of jullie op een bepaald moment geen information overload hebben, doordat er zoveel verschillende invalshoeken gecombineerd worden in één systeem.

Erik: De droom is om een gelaagd systeem te creëren voor een project. De ene wil een oude foto van het dorpsplein zien, terwijl de ander meer wil weten over de analytische data. We proberen deze gegevens in een systeem te brengen en we bekijken of we layers kunnen maken waarin de mensen aangepast kunnen zoeken.

Stef: Die layers zijn daar het sterkste punt, omdat je vanuit verschillende invalshoeken het thema kunt bekijken. Inge, misschien moeten jullie de invalshoek waarop de collectie aangeboden wordt eens analyseren en bij bepaalde groeperingen thema’s of themadossiers aanbieden. Ik doe dat zelf ook voor onze collectie.

Anke Coppens: Ons publiek bestaat vooral uit personeelsleden van de FOD, dus de ontsluiting is helemaal anders. We merken ook een grotere gehechtheid aan papier, vooral bij de oudere personeelsleden. Dat heeft eigenlijk met twee zaken te maken. Enerzijds is het soms gemakkelijker om in een boek te zoeken, zoals bij codices, dan te navigeren op een scherm. Anderzijds ligt het digitale buiten de comfortzone en zijn ze bang om iets verkeerd te doen of hebben ze geen tijd om het uit te zoeken.

Wat wij proberen, is om verschillende toegangen naar het digitale mogelijk te maken. Bij het binnenkomen van nieuwe aanwinsten, worden die meteen op het intranet gepubliceerd met een foto van de cover en een link naar de digitale versie. Een verwijzing naar een contactpersoon die verder kan helpen, maakt het nog steeds heel toegankelijk.

Dit jaar organiseren we ook infosessies per dienst, zo wordt er bijvoorbeeld heel specifiek uitgelegd waar ze bepaalde informatie kunnen vinden. We plaatsen ook nieuwsberichten op het intranet en proberen de mensen steeds op de hoogte te brengen van veranderingen. We merken dat ze daar steeds beter hun weg in vinden.

Ingrid Goddeeris: Bij ons speelt de bibliotheek nog steeds een belangrijke rol. Als mensen iets willen zoeken, tonen wij de digitale weg. De Heidelberg Digital Library is bijvoorbeeld een fantastische tool waar je zelfs Belgische tijdschriften uit de negentiende eeuw online kunt raadplegen. Als tussenpersoon proberen we mensen naar die sites te sturen.

Erik, de conservatie-, labo- of restauratiedossiers zullen gedigitaliseerd worden. Ik vraag mij af of er getrieerd zal worden op de vertrouwelijke informatie die niet zichtbaar is? Wordt er bijvoorbeeld rekening gehouden met de verzekeringswaarde van een kunstwerk en worden jullie daar niet voortdurend mee geconfronteerd bij het scannen van dossiers? 

Erik: We zijn ons daar erg van bewust en dat beïnvloedt wat we al dan niet online zetten. De dossiers worden gedigitaliseerd, maar ze worden niet zomaar in één keer automatisch online gepubliceerd. We beginnen bijvoorbeeld met een deel van de rapporten. Een overgroot deel van die dossiers zijn werken uit publieke collecties, maar de laatste tijd gaat het meer om privécollecties. Dat brengt andere problemen met zich mee.

Omdat dat deel uitmaakt van het hele project hebben we een datamanager in dienst genomen die ons daarbij helpt. We hebben in het verleden ook al foto’s genomen van kunstwerken van privécollecties. In een volledig apart bestand, los van ons systeem, worden contactgegevens ingevuld en wordt een nummer toegekend. Op onze website verschijnt dus alleen bijvoorbeeld ‘Collectienummer 17’.

Fleur: Zijn jullie effectief bezig met kennis-, record- of datamanagement? Of vinden jullie dat dat eerder taken zijn voor IT?

Erik: Dat maakt integraal deel uit van wat wij doen. De bibliotheek is natuurlijk slechts een deel van wat we aan data verzamelen, maar het is wel onlosmakelijk verbonden. We verzamelen al jaren gegevens in een bibliotheek waardoor de manier waarop je bibliotheekmateriaal verzamelt vrij duidelijk is.

Fleur: Je kunt kennismanagement vergelijken met een locomotief waaraan verschillende wagons hangen, zoals onder andere de bibliotheek. Informatie verzamelen en beschikbaar stellen, zijn voor ons klassieke taken die daarin terugkomen.

Erik: Het in kaart brengen van wat er allemaal bestaat, vormt de basis, en kennismanagement is hoe je met die gegevens omgaat en hoe je ze ter beschikking stelt.

Fleur: Zijn er bepaalde tools die jullie gebruiken? Hebben jullie een kennisdatabank of toch meer een klassieke catalogus?

Erik: We zoeken dat nog steeds uit. Het gaat met vallen en opstaan in onze sector.

Fleur: Als we kijken naar de juridische sector gaat het vooral over de opvolging van de wetgeving. Vaak wijzigt die heel snel. Een kennisdatabank moet ook aan specifieke eisen voldoen, vind ik.

Erik: De technologische aspecten zijn moeilijk, maar wel zeer interessant. We kunnen niet zomaar een tool kopen, want daar zijn kennis en financiële middelen voor nodig.

Fleur: We willen iets degelijks bieden aan onze klant, dus moeten we al van bij het begin IT erbij betrekken. We moeten hiervoor samenwerken met de verschillende diensten. Maar hoe groter de instelling, hoe moeilijker dat wordt.

Erik: We hebben allemaal een publieke missie, maar de voorgangers van wetenschappelijke instellingen mochten jarenlang hun zin doen. Er werd toen weinig rekening gehouden met wat er in de toekomst moest gebeuren met die informatie. Dat is natuurlijk een verschil met een standaard documentatiecentrum waarbij het extern gebruik bijna aan de basis ligt.

Stef: Persoonlijk ben ik niet snel geneigd om IT te betrekken. Met kleine tools kun je ook al veel en je hebt er niet meteen een IT’er voor nodig. Er is geen uniformiteit of policy rond het behandelen van documentair materiaal. Ik denk dat je daar als bibliotheek het verschil kunt maken, door in te spelen op zaken die moeilijker te vinden zijn. Wij willen een soort baken zijn in de zee van informatie, iets waar we naar kunnen teruggrijpen.

Ik denk dat we moeten evolueren tot een soort hulplijn. Er bestaan reeds hulplijnen voor personeelszaken en informaticaproblemen. Waarom bestaat er dan geen hulplijn voor informatie- of documentatieproblemen? Onze slogan is: ‘Wij vinden het voor u’. Dus waarom kunnen mensen ons dan niet bellen om iets voor hen op te zoeken?

De uitdaging is om als kleine dienst toch veel te kunnen betekenen. Er is veel terug te vinden op het internet, maar veel ook niet. Dat moet je de gebruikers kunnen aantonen. Ik merk zelf ook dat ik mij eerst tot Google richt, ondanks het feit dat ik weet dat er veel informatie bij ons beschikbaar is. Als kleine speler binnen een grote instelling moeten we daarop kunnen inspelen.

Onze instelling heeft een berg aan informatie en data, maar als bibliotheek komen wij daar niet aan. Er zijn publieke tools voorhanden die veel beter zijn dan wat wij kunnen leveren. Hierdoor ben ik ook niet actief bezig met datamanagement, maar probeer ik het via de catalogus aan te bieden. Onze dienst weet ook niet welke tools er bestaan.

In de bibliotheek geven wij regelmatig ‘vijf-voor-twaalfsessies.’ Hier komen thema’s aan bod zoals informatie zoeken en verwerken. De onderwerpen zijn zeer ruim, zoals een boekvoorstelling of hoe je een Excel-tabel moet maken. We krijgen hierdoor wel iets meer naambekendheid.

We moeten ook dringend iets doen aan de kennisberging. Gepensioneerden hebben vaak veel kennis en passie zonder dat ze deze kunnen delen met de opvolgers. Hoe breng je dat in kaart en kan de bibliotheek hier iets betekenen? Met de jaren zal dat aan belang winnen. Maar Anke heeft hier ervaring mee.

Anke: Toch niet, de bibliotheek bij ons doet dat niet zelf. Een senior-juniortraject moet collega’s die op pensioen gaan, bijstaan door een aantal zaken vast te leggen. Er worden interviews afgelegd door Personeel en Organisatie (P&O) om hun kennis vast te leggen voor de volgende persoon die de taak overneemt. Ook de vervanger gaat in gesprek met P&O. Kortom, we hebben daar een volledige procedure voor.

Inge: Ik sta vol bewondering voor het open databeleid van de VDAB. De Vlaamse overheid levert veel meer statistieken en informatie aan op het vlak van gendergelijkheid dan de federale overheid. Dat ondersteunt de strategie van gender mainstreaming.

Amazone moet een ondersteuningsstructuur aanbieden, omdat vrouwenbewegingen hun data in niet-bruikbare formaten leveren. Als ze hun informatie zo aanbieden dat die beschikbaar, herbruikbaar en vindbaar wordt via Google, dan hebben wij een rol in het datamanagement.

Hoewel we merken dat we vroeger meer informatieaanvragen kregen, zijn de vragen nu veel complexer. We hebben wel een grote ondersteunende rol in het verwijzen naar de juiste bronnen. We ondervinden dat mensen zelf vaak de weg niet vinden en dat ze heel blij zijn met onze terreinkennis. Datamanagement is voor ons dus heel belangrijk.

Met deze mooie woorden sluiten we het gesprek af. Een zeer gevarieerd publiek kon tijdens dit rondetafelgesprek waarnemen dat bibliotheken en documentatiecentra te maken hebben met dezelfde uitdagingen rond kennisbeheer.

De manier waarop we informatie zoeken, is veranderd. Onze gebruikers willen alles via één klik digitaal beschikbaar hebben, daarom moeten wij, de informatieprofessionals, ons ook aanpassen. Het zoeken in de klassieke bibliotheekcatalogus lijkt voorbijgestreefd, waardoor we andere manieren zoeken om onze kennis beschikbaar én aantrekkelijk te maken.

Zaken zoals het verrijken van de catalogus met (wetenschappelijke) data, het aanmaken van themadossiers en bekendheid verwerven via (internationale) projecten zijn hier aan bod gekomen. Tegelijkertijd komt hiermee een nieuwe uitdaging aan het licht: het ondersteunen van onze gebruikers in de wereld van digitale bronnen. We zijn hun hulplijn bij informatieproblemen